概要 送付状をWordで作る際、紙面の左上の宛先は左揃え、紙面の右上の日付・差し出し元は右揃えとしたい場合は「段組み」の機能を使います

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突然ですが、就職活動で履歴書や職務経歴書などの書類を就職活動先の企業に送る際に、送付状を書かなければいけない方もいるのではないでしょうか。

そうです、私です(汗)。


転職の際の書類や手続きは「転職Hacks」さんのページなどを参考にさせてもらいました。転職のことは何もわからなかったですが、こういうサイトがあると助かりますね。


さて、この履歴書や職務経歴書などの書類を送る際のいわゆる鏡となる「送付状」ですが、転職Hackさんによれば送付状も決まった形式があるそうです。

提出あるいは送付する書類の一枚目に、あて先・標題・日付・作成者などを記して添える文書。

鏡(かがみ)とは(コトバンク・大辞林 第三版)


サンプルとして挙げられていたものがこちら。

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【画像出典】転職活動時、企業に送る履歴書につける送付状(添え状・カバーレター)の書き方を解説。パソコンで作るタイプ・手書きで作るタイプのどちらも見本を掲載。(転職Hacks)



よく見る形式のものだから、Wordですぐに作れるだろう…と思っていたのですが、書類の体裁をよく見ると、宛先は左揃え(左寄せ)になっていて、日付や差し出し元は右揃え(右寄せ)になっています。

Wordは同じ行では、左揃え・右揃え・中央揃え・均等割り付けのいずれかにしかできないので、普通に作ろうとするとこれはできません。


もちろん自由配置ができるテキストボックスを置けば、何でもできますが、こういった事務的な書類だったら、そうした自由度が高すぎるアイテムを使わなくてもできるハズ。


ちょっと考えてみたら、簡単にできたのでその手順を紹介します。



●Wordで書類の準備

まずWordを起動します。画面はWord 2013です。

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「白紙の文書」を選択します。

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これは好みですが、個人的にはWord標準の余白より、余白は少なめの方が好きなので、余白の設定を行います。

「ページレイアウト」タブに切り替えて「余白」→「やや狭い」を選択します。

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これも好みですが、Windows 10環境であればフォントで「游明朝」がインストールされているので、MS明朝ではなく、游明朝にしましょう。

MS明朝より游明朝の方が小柄でスッキリした印象です。

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フォントサイズは10.5ptでも良いのですが、文字数の少ない送付状は11ptあたりが良いかなと。

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●文字を先にそのまま入力(ベタ入力)

先程紹介した転職Hacksさんの送付状を元に、文字を入力します。

まずは左寄せや右寄せを考えず、そのまま入力(ベタ入力)します。


余談ですが、Wordの機能で「拝啓」と入力すると「敬具」の文字が自動的に入力されて右寄せになるし、「記」と入力すると、「記」が中央寄せ(センタリング)されて、「以上」の文字が自動的に入力されて右寄せになるのですね。定型の書類を作るときには便利ですね。

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●宛名部分と日付・差し出し元の部分を左右に寄せる

さて本題の「宛名部分は左揃え、日付・差し出し元の部分は右揃え」ですが、先程入力した文字で、宛先と日付・差し出し元の部分をドラッグして選択します。

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「ページレイアウト」タブに切り替えて「段組み」→「2段」を選択します。

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すると、選択した部分だけが2段組みになります。

見てみると、日付の部分が1段目に来ています。これではマズイですね。

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日付の前の行に改行を入れて、1段目から日付を押し出してしまいましょう。

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2段目の日付・差し出し元の部分をドラッグして選択します。

「ホーム」タブから段落の項目にある「右揃え」のアイコンをクリックするか、Ctrlキー+Rキーを押して、右揃えにします。

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「宛名部分は左揃え、日付・差し出し元の部分は右揃え」が完成しました。

後は、他の部分の体裁を整えて完成です。お疲れ様でした。

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Wordを普段からバリバリ使っている人は当たり前かもしれませんし、もっと良い方法があるかもしれません。もし良い方法があったら教えてもらえると嬉しいです。

それでは、よいWordライフを。



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ブログ著者

笹川純一・jdash2000

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